Ausfall der Registrierkasse

Im Falle eines Ausfalles der Registrierkasse sind die Belege der Barumsätze händisch zu erfassen und die Zweitschriften dieser Belege aufzubewahren.

Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der aufbewahrten Zweitschriften nachzuerfassen und die Zweitschriften dieser Zahlungsbelege aufzubewahren (§ 132 BAO). Ein Verweis auf die Belegnummer/-durchschrift ist zulässig, sodass nicht alle Beleginhalte einzeln eingegeben werden müssen. Die Nacherfassung darf auch in Form eines Tagessammelbelegs erfolgen, sofern aus diesem zumindest die laufenden Nummern des ersten und letzten händisch erstellten Belegs sowie die Summenbeträge aller betroffenen Belege (inklusive der Trennung nach den tatsächlichen/korrekten Steuersätzen) zweifelsfrei hervorgehen.

Kurzfristiger Ausfall der Sicherheitseinrichtung oder der Smartcard

Sofern die Fehlerbehebung des Ausfalls der Sicherheitseinrichtung innerhalb von 48 Stunden erfolgt, siehe Informationstext Kapitel Tätigkeiten bei technischen Problemen, ist keinerlei Meldung beim FinanzOnline Portal durchzuführen. Im Falle eines Ausfalls der Sicherheitseinrichtung oder einem Defekt der Smartcard wird automatisch auf jedem Buchungsbeleg „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ gedruckt, solange, bis der Fehler behoben wurde (SE-Einheit getauscht, oder Karte wieder gesteckt).

Wiederinbetriebnahme einer Registrierkasse

Eine einmal außer Betrieb genommene Registrierkasse kann nicht mehr in Betrieb genommen werden. Es ist daher auf jeden Fall empfehlenswert, vor einer Außerbetriebnahme den Steuerberater der Ordination darüber zu befragen. Eine Wiederinbetriebnahme stellt in INNOMED NEXT eine Neuanlage einer Registrierkasse dar, welche unter Kapitel Anlegen und Anmelden einer neuen Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung beschrieben ist.

Sicherheitseinrichtung wechseln

Wurde eine Sicherheitseinrichtung gewechselt z.B. nach einem Defekt der Smartcard kann diese über die Registrierkassenverwaltung im Menü „Registrierung“ – „Ändern“ durchgeführt werden. Nach diesem Wechsel erfolgt automatisch die Anzeige eines neuen Startbelegs, mit dem die Neuanmeldung der Registrierkasse, wie unter Kapitel Inbetriebnahme der Registrierkasse beschrieben wurde, durchzuführen ist.

Prüfung der Sicherheitseinrichtung

Bei Programmstart von INNOMED NEXT wird automatisch auf die konfigurierte und aktive Sicherheitseinrichtung geprüft. Sollte diese nicht vorhanden sein, erscheint folgende Meldung, über eine fehlgeschlagene Prüfung der Sicherheitseinrichtung:

Solange die Sicherheitseinrichtung ausgefallen oder nicht verfügbar ist, wird der Hinweis "Sicherheitseinrichtung ausgefallen" auf allen Belegen angedruckt und in der Datenbank dementsprechend protokolliert. Ein Weiterarbeiten ist trotzdem möglich, die Sicherheitseinrichtung sollte dennoch so schnell wie möglich wieder in Betrieb genommen werden.

Bei jeder Buchung mit einer nicht erreichbaren Sicherheitseinrichtung wird ein Hinweisfenster angezeigt:

• wiederholen

Durch Klick auf diese Schaltfläche wird versucht die Sicherheitseinrichtung automatisch wieder zu verbinden (etwa, wenn die Sicherheitseinrichtung neu gestartet wurde).

• Diesmal überspringen

Bei Klick auf diese Schaltfläche wird keinerlei automatische Aktion mit der Sicherheitseinrichtung durchgeführt, es wird „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ auf allen Belegen gedruckt und die Frage wird bei jeder weiteren Buchung wieder angezeigt.

• Deaktivieren

Sollte die Sicherheitseinrichtung für einen längeren Zeitraum ausfallen, kann diese durch den Klick auf die Schaltfläche als deaktiviert gekennzeichnet werden, auf allen Belegen wird „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ angedruckt.

Nach einer erneuten Inbetriebnahme (im Hauptmenü über das „Menü Stammdaten“ – „Registrierkassenverwaltung“) wird automatisch ein Sammelbeleg über alle Belegnummern ausgedruckt, die im Zeitraum des Ausfalls gebucht wurden.

Verhalten bei Datenverlust oder Datenbankfehlern

Um einen Datenverlust so gering wie möglich zu halten, ist es empfehlenswert eine tägliche Datensicherung durchzuführen. In INNOMED NEXT erfolgt diese durch die tägliche Sicherung mit ISAFE bzw. wird das DEP beim Beenden des Programms intern weggesichert.