Was das SMS-Modul für Sie tut

Mit dem SMS-Modul versenden Sie kurze Textnachrichten direkt aus INNOMED an die Mobiltelefone Ihrer Patientinnen und Patienten. Typische Anwendungsfälle:

• Terminerinnerung am Vortag oder am gleichen Tag
• Mitteilung, dass ein Befund vorliegt
• Recall für Vorsorge, Kontrollen, DMP-Termine
• Praxisorganisation, z. B. Verschiebung oder Absage von Terminen
• Hinweise an einzelne Patienten direkt aus der Kartei
• Sammelversand an eine vorher gefilterte Patientengruppe (Serien-SMS)

Vorteile in der Praxis:

• Senkt die Quote nicht wahrgenommener Termine (No-Show)
• Patient erhält Information stiller und schneller als per Anruf
• Jede gesendete SMS wird automatisch in der Kartei dokumentiert
• Vollständiges Versandprotokoll mit Datum, Uhrzeit und Status

Voraussetzungen

Damit Sie SMS aus INNOMED versenden können, müssen folgende Punkte erfüllt sein:

Lizenz und Module

Registrierung beim SMS-Dienst

Der Versand erfolgt über einen externen SMS-Provider. Für die Praxis wird ein Konto angelegt; die Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) hinterlegt Ihr Administrator einmalig in INNOMED. Die für die Registrierung notwendigen Schritte sind im Dokument „WEBSMS Registrierung" beschrieben, das Sie über Ihren Betreuer erhalten.

Stammdaten

• Bei jedem Patienten, dem Sie eine SMS schicken möchten, muss eine gültige österreichische Handynummer in den Stammdaten hinterlegt sein.
• Die Mobilnummer muss aus einer freigegebenen Vorwahl stammen.

Patientenzustimmung

Holen Sie die Einwilligung des Patienten zur SMS-Kommunikation ein und dokumentieren Sie diese. Details im Kapitel Datenschutz und Patientenzustimmung.

Funktionsübersicht

Das SMS-Modul besteht aus mehreren Bausteinen, die je nach Workflow zum Einsatz kommen:

Jeder Versand wird zusätzlich als Eintrag in die Kartei zurückgeschrieben (Kartei-Kürzel „SMS"), sodass Sie auch in der Patientendokumentation nachvollziehen können, was wann verschickt wurde.

Vorbereitung: Handynummer im Patientenstamm

INNOMED versendet nur an Telefonnummern, die als Mobilnummer klassifiziert sind. Bitte beachten:

1. Öffnen Sie die Patientenstammdaten.
2. Tragen Sie die Mobilnummer im dafür vorgesehenen Feld MOBIL ein.
3. Verwenden Sie das österreichische Format ohne Sonderzeichen, z. B. 0664 1234567 oder 06641234567. Trennzeichen, Klammern oder ein Auslands-Präfix +43 werden vom Modul intern umgesetzt.
4. Falls Sie eine ausländische Nummer speichern möchten, lesen Sie zuvor Kapitel Auslandsversand.

Konfiguration für die Rückschreibung in die Kartei

Unter Setup > Global > SMS können Sie sowohl den in der Kartei abzuspeichernden Text als auch das automatisch hinterlegte Karteikürzel definieren, welche nach dem SMS-Versand rückgeschrieben werden.

Einzel-SMS aus der Patientenkartei senden

Schritt-für-Schritt

1. Öffnen Sie die Patientenkartei der Person, der Sie eine SMS schicken möchten.
2. Rufen Sie über die Funktionsleiste die Funktion „SMS senden" auf.
   
3. Es öffnet sich der SMS-Eingabedialog.
4. Schreiben Sie den Nachrichtentext ein – oder wählen Sie eine bestehende Vorlage aus der Auswahlliste (siehe Kapitel 8).
   
5. Unter dem Textfeld sehen Sie die aktuelle Zeichenanzahl und die Restlänge bis 160 Zeichen.
6. Aktivieren Sie ggf. die Option „SMS in die Kartei rückschreiben", damit der Versand als Kartei-Eintrag dokumentiert wird (in der Regel voreingestellt).
7. Klicken Sie auf Senden.

Was passiert nach „Senden"?

• INNOMED prüft die Vorwahl der Mobilnummer.
• Die SMS wird an den SMS-Dienst übertragen.
• Sie erhalten eine Rückmeldung über Erfolg oder Fehler.
• Der Versand wird in das Versandprotokoll und in die Kartei geschrieben.

Länge der SMS

Serien-SMS / Sammelversand

Mit der Serien-SMS verschicken Sie eine Nachricht an viele Patienten in einem Arbeitsgang – z. B. „Liebe Patientin, die Praxis ist am 24.12. geschlossen."

Ablauf

1. Erstellen oder öffnen Sie eine Liste in der Listenauswertung, die die gewünschte Patientengruppe enthält (z. B. „alle Patienten mit Termin am 24.12.").
2. Lösen Sie aus der Liste den SMS-Versand aus. Wählen Sie dazu [DRUCKEN] in der Liste und nach Auswahl von "Serien-SMS" die gewünschte Vorlage im Dropdown-Menü. Mit [START] wird der Versand ausgelöst. 
   
   
3. Verwenden Sie Makros (siehe unten), um pro Empfänger individuelle Inhalte einzufügen (z. B. Termin-Uhrzeit).

Was wird kontrolliert?

• Patienten ohne gültige Mobilnummer werden übersprungen und im Protokoll als „nicht möglich" gekennzeichnet.
• Patienten mit gesperrten Vorwahlen werden mit dem Status „nicht in Vorwahlliste" verbucht.
• Erfolg und Fehler pro Empfänger werden im Versandprotokoll dokumentiert.

SMS aus der Warteliste senden

Wenn ein Termin frei wird, können Sie Patienten aus der Warteliste direkt per SMS benachrichtigen.

1. Öffnen Sie die Warteliste.
2. Wählen Sie einen Patienten aus oder filtern Sie nach Dringlichkeitsstufe.
3. Mit der Funktion „ab hier SMS senden" verschicken Sie an alle Patienten ab einer bestimmten Position in der Liste eine Nachricht.
   
4. Wählen Sie bei Bedarf die Patienten, an die die SMS gesandt werden soll. Standardmäßig sind alle Patienten in der "Mrk"-Spalte angewählt.
   
5. Wählen Sie [DRUCKEN] in der Liste und nach Auswahl von "Serien-SMS" die gewünschte Vorlage im Dropdown-Menü. Optional können Sie an alle Patienten, nicht nur die markierten, versenden. Mit [START] wird der Versand ausgelöst.
   

Auch dieser Vorgang wird im Versandprotokoll und in der Kartei dokumentiert.

SMS-Vorlagen und Textbausteine

Vorlagen ersparen wiederholtes Tippen und sorgen für eine einheitliche Praxiskommunikation.

Vorlage anlegen oder ändern

1. Öffnen Sie die Vorlagenverwaltung des SMS-Moduls über Generieren > Serien-SMS definieren.
   
2. Klicken Sie auf Neu oder wählen Sie eine bestehende Vorlage zum Bearbeiten.
3. Wählen Sie ein Modul und vergeben Sie eine Bezeichnung, die im Auswahlmenü erscheint (z. B. „Terminerinnerung morgen früh").
   
4. Erfassen Sie den Text – ggf. mit Makros (siehe Kapitel "Makros in SMS-Vorlagen").
   
5. Speichern Sie die Vorlage.

Vorlage beim Versand auswählen

Im SMS-Eingabedialog finden Sie eine Auswahlliste mit allen verfügbaren Vorlagen. Nach Auswahl wird der Text – inklusive aufgelöster Makros – in das Eingabefeld übernommen und kann dort noch angepasst werden.

Makros in SMS-Vorlagen

Makros sind Platzhalter, die beim Versand automatisch durch echte Daten ersetzt werden. So können Sie z. B. in einer Serien-SMS jedem Empfänger seinen individuellen Termin nennen.

Häufig verwendete Makros

Parameter kombinieren

Parameter werden direkt aneinandergehängt. Beispiel:

Weitere Tipps für Makros

• Testen Sie Makros immer in einer Test-SMS an sich selbst – die tatsächliche Auflösung ist erst zur Sendezeit sichtbar.
• Makros zählen erst nach Auflösung in die 160-Zeichen-Grenze. Großzügig formulierte Vorlagen können bei langen Namen oder mehreren Terminen die SMS-Anzahl unbemerkt erhöhen.

Terminerinnerungen

Die Praxis kann Terminerinnerungen entweder

• manuell über eine Tageslistenauswertung („alle Patienten mit Termin morgen") oder
• eingeplant über einen wiederkehrenden Listenlauf

versenden. Die zugehörige Funktion baut auf dem Serien-SMS-Versand und einer Vorlage mit PatTermin-Makro auf.

Beispielablauf „Erinnerung am Vortag"

1. Liste in der Listenauswertung: „Patienten mit Termin morgen, mit hinterlegter Mobilnummer".
2. Vorlage „Erinnerung Vortag" auswählen, z. B.:
   Erinnerung: Ihr Termin in der Ordination ist morgen, PatTermin:/W. Bei Verhinderung bitte rückmelden. Dr. Müller
3. Versand auslösen.
4. Versandprotokoll prüfen.

Auslandsversand

Standardmäßig ist der Versand auf österreichische Mobilnummern beschränkt. Jede zu versendende Nummer wird mit einer Vorwahl-Liste abgeglichen, die in INNOMED hinterlegt ist.

Österreichische Vorwahlen

In der Standardinstallation sind alle gängigen Vorwahlen freigeschaltet. Falls bei einem Patienten die Fehlermeldung „nicht in Vorwahlliste" erscheint, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Versandprotokoll einsehen

Jede gesendete SMS wird vollständig protokolliert. Zwei Sichten stehen Ihnen zur Verfügung:

Pro Patient (in der Kartei)

In der Patientenkartei erscheint je versendeter SMS ein Eintrag (Standardkürzel "SMS") mit Datum, Uhrzeit und Textvorschau. So sehen Sie auf einen Blick, was diesem Patienten zuletzt geschickt wurde.

Versandprotokoll (zentral)

Über das SMS-Modul öffnen Sie den Versandprotokoll-Dialog. Sie sehen dort eine Tabelle mit:

Pro Versandvorgang können Sie die Empfängerliste einsehen und sehen für jede Empfängerin / jeden Empfänger:

• Name (Zu- und Vorname)
• Mobilnummer
• gesendeter Text
• Status (Erfolg, Fehler, abgebrochen, nicht möglich, nicht in Vorwahlliste, …)

Datenschutz und Patientenzustimmung

Hinweise für die Praxis

• Inhalte sparsam halten: Eine SMS ist nicht verschlüsselt. Versenden Sie keine sensiblen Diagnosen, sondern nur neutrale Hinweise („Befund liegt vor", „Termin morgen").
• Korrekte Nummer: Eine falsch hinterlegte Mobilnummer kann zum unbeabsichtigten Versand an Dritte führen. Prüfen Sie die Nummer im Zweifelsfall am Telefon.
• Widerruf: Wenn ein Patient den SMS-Empfang nicht wünscht, erfassen Sie ggf. die Mobilnummer nicht im Mobil-Feld in den Stammdaten.
• e-Zuweisung/eKOS-bezogene SMS: Bei e-Zuweisungen/eKOS ist eine separate Patientenzustimmung im Modul Voraussetzung für jeden zugehörigen SMS-Versand.

Berechtigungen in INNOMED

Der Zugriff auf das Versandprotokoll und auf SMS-Auswertungen ist über INNOMED-Berechtigungen (Bereich „Auswertung") steuerbar.