Ausfall der Registrierkasse

Im Falle eines Ausfalles der Registrierkasse selbst sind die Belege der Barumsätze händisch zu erfassen und die Zweitschriften dieser Belege aufzubewahren.

Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der aufbewahrten Zweitschriften nach zu erfassen und die Zweitschriften dieser Zahlungsbelege aufzubewahren (§ 132 BAO). Ein Verweis auf die Belegnummer/-durchschrift ist zulässig, sodass nicht alle Beleginhalte einzeln eingegeben werden müssen. Die Nacherfassung darf auch in Form eines Tagessammelbelegs erfolgen, sofern aus diesem zumindest die laufenden Nummern des ersten und letzten händisch erstellten Belegs sowie die Summenbeträge aller betroffenen Belege (inklusive der Trennung nach den tatsächlichen/korrekten Steuersätzen) zweifelsfrei hervorgehen.

Kurzfristiger Ausfall der Sicherheitseinrichtung oder der Smartcard

Sofern die Fehlerbehebung des Ausfalls der Sicherheitseinrichtung innerhalb von 48 Stunden erfolgt, siehe Informationstext Kapitel Tätigkeiten bei technischen Problemen, ist keinerlei Meldung beim FinanzOnline Portal durchzuführen.

Im Falle eines Ausfalls der Sicherheitseinrichtung oder einem Defekt der Smartcard wird automatisch auf jedem Buchungsbeleg „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ gedruckt, bis der Fehler behoben wurde (SE-Einheit getauscht, oder Karte wieder gesteckt).

Langfristiger Ausfall der Sicherheitseinrichtung oder der Smartcard

Im Falle eines Ausfalls der SE-Einheit oder einem Defekt der Smartcard wird automatisch auf jedem Buchungsbeleg „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ gedruckt, bis der Fehler behoben wurde (SE-Einheit getauscht, oder Karte wieder gesteckt).

Sollte sich dabei allerdings abzeichnen, dass die Behebung nicht innerhalb von 48 Stunden erfolgen wird, ist innerhalb einer Woche eine Meldung im FinanzOnline Portal durchzuführen.

Nach der Behebung der Störung wird automatisch ein Sammelbeleg (A4) gedruckt, der alle Buchungen anführt, die in dieser Zeit getätigt wurde. Es wird empfohlen, diesen Beleg auszudrucken, und gemäß den Aufbewahrungsfristen aufzubewahren.

Wiederinbetriebnahme einer Registrierkasse

Eine einmal außer Betrieb genommene Registrierkasse kann nicht mehr in Betrieb genommen werden. Es ist daher unbedingt empfehlenswert, vor einer Außerbetriebnahme den Steuerberater der Ordination darüber zu befragen!

Eine Wiederinbetriebnahme stellt in CGM MEDXPERT eine Neuanlage einer Registrierkasse dar.

Sicherheitseinrichtung wechseln

Wurde eine Sicherheitseinrichtung gewechselt, z. B. nach einem Defekt der Smartcard, kann diese über die Registrierkassenverwaltung im Menü „Bearbeiten“ – „Sicherheitseinrichtung wechseln“ durchgeführt werden.

Nach diesem Wechsel erfolgt automatisch die Anzeige eines neuen Startbelegs, mit dem die Neuanmeldung der Registrierkasse durchzuführen ist.

Prüfung der Sicherheitseinrichtung

Beim Programmstart von CGM MEDXPERT wird automatisch die konfigurierte und aktive Sicherheitseinrichtung geprüft. Sollte diese nicht vorhanden sein, erscheint folgende Meldung über eine fehlgeschlagene Prüfung der Sicherheitseinrichtung:

Solange die Sicherheitseinrichtung ausgefallen oder nicht verfügbar ist, wird der Hinweis "Sicherheitseinrichtung ausgefallen" auf allen Belegen angedruckt und in der Datenbank dementsprechend protokolliert. Ein Weiterarbeiten ist trotzdem möglich, die Sicherheitseinrichtung sollte dennoch so schnell wie möglich wieder in Betrieb genommen werden. Bei jeder Buchung mit einer nicht erreichbaren Sicherheitseinrichtung wird dieses Hinweisfenster angezeigt.

Sollte absehbar sein, dass der Ausfall längere Zeit anhält, kann die Sicherheitseinrichtung im Hauptmenü 4 – 7 – 4 – 1 Registrierkassenverwaltung - Kontextmenü dauerhaft deaktiviert werden.

Nach einer erneuten Inbetriebnahme (im Hauptmenü über das „Menü Stammdaten“ – „Registrierkassenverwaltung“) wird automatisch ein Sammelbeleg über alle Belegnummern ausgedruckt, die im Zeitraum des Ausfalls gebucht wurden.

Verhalten bei Datenverlust oder Datenbankfehlern

Um einen Datenverlust so gering wie möglich zu halten, ist es empfehlenswert eine tägliche Datensicherung durchzuführen

Datenbank defekt, aktuelle Sicherung wird verwendet

Die Registrierkasse und deren Verschlüsselung sind in der Datenbank verankert. Wird diese beispielsweise nach einem Datenbankfehler von einer Sicherung wieder zurückgespielt, muss die Registrierkasse ebenso neu damit verbunden werden. In der Zwischenzeit getätigte Buchungen sind entsprechend (z. B. manuelle Sammelbuchung) im System zu vermerken.

Datenbank defekt, Registrierkasse kann noch abgeschlossen werden

Die Registrierkasse und deren Verschlüsselung sind in der Datenbank verankert. Wird diese beispielsweise nach einem Datenbankfehler von einer Sicherung wieder zurückgespielt, muss die Registrierkasse ebenso neu in Betrieb genommen werden. In der Zwischenzeit getätigte Buchungen sind entsprechend (z. B. manuelle Sammelbuchung) im System zu vermerken.