Honorarnoten und Umsatzkontrolle

Erstellen einer Honorarnote

Damit eine Honorarnote erstellt werden kann, müssen offene (nicht abgerechnete) Leistungen eingetragen sein. Um eine Honorarnote zu erstellen, klicken Sie in der Patientenkartei unter dem Reiter "Verr" mit der linken Maustaste auf den Button images/download/attachments/1531449336/image-2023-7-6_11-34-7-1-version-1-modificationdate-1709566474000-api-v2.png alternativ mit <ALT> + <N> bzw. über das Kontextmenü der rechten Maustaste und dem Punkt „Honorarnote …Kasse neu“ ausführen.

Folgender Honorarnoten-Dialog, in welchem die Honorarnote zu bearbeiten ist, wird angezeigt:

Im Hauptfenster des Honorarnoten-Dialogs werden alle zu verrechnenden Leistungen aufgelistet, inkl. des Einzel- und Gesamtbetrages, die auch später ausgedruckt werden. Standardmäßig werden alle offenen Leistungen der aktuell eingestellten Kasse verrechnet, von der ersten offenen Leistung bis zum aktuellen Datum.

Begriff

Bedeutung

Über diesen Button kann der Abrechnungszeitraum festgelegt werden, in dem der Dialog „Datum ändern“ aufgerufen wird.

Bei der Zahlungsart der Honorarnote gibt es mehrere Auswahlmöglichkeiten mit passender Buchung im Kassa-/Bankbuch:

Begriff

Bedeutung

Bar (c)

Bei der Zahlungsart „Bar“ wird die Honorarnote automatisch als bezahlt in der Kartei und im Kassabuch eingetragen.

Bankomat

„Bezahlt“ Markierung mit Eintragung im Bankbuch.

Zahlschein

Bei dieser Zahlungsart werden die Honorarnoten als „Betrag offen“ markiert und müssen manuell nachbearbeitet werden. Je nach Nachbearbeitung erfolgt die Buchung im Kassa-/Bankbuch.

Lastschrift

Modulabhängig. Bei eingetragenen Bankdaten (in den Stammdaten) kann über ein Einzugsverfahren abgerechnet werden.

Kreditkarte

„Bezahlt“ Markierung mit Eintragung im Bankbuch.

Nicht festg.

Bei Auswahl von „nicht festgelegt“ kann die Honorarnote durch Anklicken des Buttons [FIXIEREN] fixiert werden. D. h. die Honorarnote wird erstellt, der Betrag wird festgelegt, die Honorarnote ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden. Es erfolgt kein Ausdruck. Die Zahlungsart kann im Nachhinein (z. B. von der Assistentin in der Anmeldung) festgelegt und gedruckt werden. Mit einem Doppelklick lässt sich diese Honorarnote öffnen, die richtige Zahlungsart wird ausgewählt und der Druck gestartet.

Eine Bearbeitung der eingetragenen Positionen ist entweder über die rechte Maustaste (Kontextmenü) auf eine bestimmte Position oder durch Doppelklick auf die Zeile möglich. Die positionsbezogenen Kontextmenüpunkte sind „Info“, „Einfügen“, „Ändern“ und „Löschen“. Die anderen Auswahlmöglichkeiten beziehen sich auf die gesamte Honorarnote. Mit „Info“ wird eine ausführliche Information zur ausgewählten Position angezeigt.

Über der Positionsliste befindet sich ein Bereich, der die Information bereitstellt, welche Positionen verrechnet wurden. Weiters kann nach VU und/oder MKP Leistungen gefiltert werden, falls solche Leistungen eingetragen sind.

Begriff

Bedeutung

MKP

Mutter-Kind-Pass

VU

Vorsorgeuntersuchung

Kurativ

gemischte Leistungen

Var A und Var B

nur für Vorarlberg relevant

Norm.

Normale Leistungen

Begriff

Bedeutung

Zusatz

Mit dieser Funktion besteht die Möglichkeit, einen Zusatztext zu verfassen, der auch auf der Honorarnote (im unteren Bereich) ausgedruckt wird.

Rabatt

Sollte einem Patienten ein Rabatt gewährt werden, ist dieser unter dem Bereich „Neuer Wert“ einzutragen. Des Weiteren kann durch die Wahl von Rabatt und dem entsprechenden Radiobutton (%) oder (€) der eingegebene Wert in Prozent oder als Betrag von der Summe der Honorarnote abgezogen werden. Wird in der Drop-Down-Liste „Zuschlag“ gewählt oder der Eintrag eines negativen Wertes angegeben (z. B. -10) bewirkt dies einen Aufschlag auf die Summe.

Wird der Radiobutton (€) gewählt, ist der Betrag netto anzugeben.

Zahlung

Hier können die Honorarnotenbeträge noch zusätzlich angepasst werden.

Zuschlag in % aktuell

Zeigt an wie viel Zuschlag in % bereits getätigt wurden. Der Wert kann direkt übersteuert werden.

Neuer Wert

Festlegung, wie viel Prozent Zuschlag auf alle Positionen gerechnet werden soll. Übersteuert auch das Feld "Zuschlag in % aktuell".

Sockelbetrag

Hier kann die Endsumme der Honorarnote auf einen bestimmten Betrag festgelegt werden. Beim Ausdruck werden daraufhin die Positionstarife nicht gedruckt.

Endsumme auf Sockelbetrag setzen

Wenn die tatsächliche Summe der Einzelleistungen den eingestellten Sockelbetrag übersteigt, können Sie mit dem Schalter [Endsumme auf Sockelbetrag setzen] die Rechnungssumme auf den eingestellten Sockelbetrag heruntersetzen.

Funktion

Bedeutung

[EINFÜGEN]

Über die Funktion [EINFÜGEN] kann die Honorarnote ergänzt werden (z. B. zusätzliche Leistungen zur Verrechnung eintragen, oder eine ergänzende Diagnose hinzufügen).

Mit [EINFÜGEN] wählt man zwischen Neueintragung einer Leistung (wird als Verrechnungsposition eingefügt) oder Diagnose (ergänzender Text) in die Honorarnote. In beiden Fällen wird die Eingabe mit [SPEICHERN] abgeschlossen.

[ÄNDERN]

Unter [ÄNDERN] können bei der ausgewählten Position der Text und/oder der Betrag anpasst werden.

[LÖSCHEN]

Dauerdiagnosen können für die Honorarnoten gelöscht werden.



Begriff

Bedeutung

[DRU.-ABL.]

Die Honorarnote wird in die Druckablage gespeichert und abgeschlossen.

[VORSCHAU]

Eine Druckvorschau ist unter [VORSCHAU] möglich.

[DRUCKEN]

Die Honorarnote wird mit [DRUCKEN] ausgedruckt und abgeschlossen.

Über das darunter liegende Textfeld kann die Anzahl der Kopien festgelegt werden.

[KASSABON]

Das Zusatzmodul Kassabon ist Voraussetzung. Über diesen Button erfolgt der Ausdruck der Honorarnote im Kassabon-Format.

[OPTIONEN]

Über diesen Button werden die Standardeinstellungen für die Honorarnote festgelegt. Im Bereich „Allgemein“ werden z. B. die am häufigsten genutzte Zahlungsart und die Auswahl der Kopien vordefiniert.

Im Bereich „Ansicht“ erfolgt die Standardisierung in Bezug auf Anzeige und Ausdruck.


Hinweis

Die Rechnungsnummern beginnen standardmäßig jedes Jahr mit „1“ und werden kontinuierlich erhöht. Eine Ausnahme bilden Multi-(Außen-)-Ordinationen. Hier wird in der Hauptordination (Standort 1) die normale Nummernvergabe durchgeführt, in jeder weiteren Ordination (Standort 2, 3, usw.) wird jeweils 100000 hinzugezählt. Die Rechnungsnummern beginnen also mit 100001, 100002, …, 200001, …, 300001,...

Abschluss der Honorarnote

Während die Honorarnote gedruckt wird, kommt bei den Zahlungsarten Bar, Bankomat oder Kreditkarte ein Zahlungsdialog.

Der Dialog wird sowohl für die Teil- als auch für die Gesamtzahlung verwendet. Der Betrag/Teil­zahlung wird gleich ins Kassa-/Bankbuch verzeichnet, dabei ist die gültige Belegnummer fix eingetragen und kann nicht korrigiert werden. Neben der Honorarnote wird auch ein Zahlungsbeleg (Belegerteilungspflicht seit 01.01.2016) automatisiert gedruckt. Da auch die Honorarnote als Beleg dient, kann der Belegdruck deaktiviert werden. Die Zahlungsart kann mit Schaltern noch angepasst werden.

Hinweis

Sollte versehentlich eine der Zahlungsarten Bar, Bankomat, oder Kreditkarte ausgewählt worden sein, obwohl die Zahlung in dieser Art nicht erfolgt, kann das Zahlungsfenster mit [ABBRECHEN] abgebrochen werden. Dies hat zur Folge, dass der Betrag der Honorarnote als offen markiert und dementsprechend in die „Offene Posten“ – Liste aufgenommen wird, was bei den oben angeführten Zahlungsarten nicht der Fall sein würde.

Storno einer Honorarnote

Sollte in einer Honorarnote ein Fehler sein (falsche Leistung, Kasse oder Tarif), kann die Korrektur nicht mit Löschen durchgeführt werden, sondern nur mit einem Storno. Eine gebuchte Honorarnote kann entweder über das Karteiblatt „Verrechnung“ oder „Geld“ storniert werden. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) wird in der Verrechnungskartei des Patienten die Zeile (eine der Zeilen, in der in Klammern die gewünschte Honorarnotennummer steht) markiert und mit „Stornieren“ über den Menüpunkt „Honorarnote Nr. XX“ wird die Honorarnote storniert.

In der Karteiseite Geld des Patienten klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag der Honorarnote und wählen „Stornieren“ aus.

Die Honorarnote wird nach Eingabe eines Stornogrunds storniert, es erfolgen dementsprechende Einträge im Kassa-/Bankbuch, sowie in der Geld-Kartei des Patienten. Die stornierte Honorarnote wird im Adobe-PDF Format archiviert und kann entweder in der Honorarliste oder im Geldkonto des jeweiligen Patienten mit einem Doppelklick auf den ursprünglichen Eintrag der Honorarnote zur Einsicht geöffnet oder gedruckt werden.

Patientenbezogene Umsatzkontrolle

Mit der rechten Maustaste auf eine Leistung klicken, über das Kontextmenü den Punkt “Info Zeitraum …KASSE…“ wählen. Über diesen Menüpunkt wird der Honorarnotendialog im Informationsmodus aufgerufen – hier sind keine Änderungen möglich. Die Anzeige dient zur laufenden Kontrolle über ein Abrechnungsintervall. Über zwei Schaltflächen (“-“ / “+“), kann ins nächste oder vorige Quartal / Monat gewechselt werden.