Unbedingt (!) vor einer Inbetriebnahme durchzuführen

Bevor eine Registrierkasse mit der Sicherheitseinrichtung in Betrieb genommen wird, ist es empfehlenswert folgende Aktivitäten zu setzen:

• Kassaabschlussbericht durchführen, ausdrucken und aufbewahren (siehe Kapitel Finanzjournal, Kassaabschlussbericht, Belegübersicht Punkt: Kassaabschlussbericht)
• Exportieren des aktuellen Finanzjournals und Sicherung auf einem externen Datenträger (siehe Kapitel Finanzjournal, Kassaabschlussbericht, Belegübersicht Punkt: Finanzjournal)

Konfiguration der Stammdaten

Konfiguration der Mandantendaten

In den Mandantenstammdaten sind für die Funktionen der Registrierkasse und der RKSV die folgenden Datenfelder vorhanden und entsprechend zu befüllen. Die Aktivierung kann wahlweise über die Steuernummer oder die UID-Nummer erfolgen.

Über diese Felder kann das Zertifikat aus der Sicherheitseinrichtung eindeutig zugeordnet werden. Zusätzlich werden diese Daten für die Anmeldung der Registrierkasse bei FinanzOnline benötigt.

Nur Mandanten, die die oben genannten Datenfelder befüllt haben, und über die entsprechende „RKSV“-Lizenz verfügen, können einer Registrierkasse zugeordnet werden. Ist ein Mandant keiner Registrierkasse zugeordnet, stehen diesem deren Funktionen auch nicht zur Verfügung.

Mehrmandantensystem

Besteht ein Mehrmandantensystem, muss das bei jedem der Mandanten in den Mandantenstammdaten entsprechend konfiguriert werden. Eine Signatureinheit ist immer an die UID-/Steuernummer des Mandanten geknüpft. Unterschiedliche UID-/Steuernummern bedingen auch getrennte Signatureinheiten.

Aktivieren der Registrierkasse

In der Registrierkassenverwaltung unter Hauptmenü 4 – 7 – 4 – 1 kann eine neue Registrierkasse angelegt werden. Rechte Maus – neu. Durch Klick auf „A“ kann eine erreichbare Signatureinheit gewählt werden:

Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung

Die Bezeichnung kann mit einem freien Text befüllt werden, es empfiehlt sich dabei eine eindeutige Bezeichnung zu verwenden, mit der eine eventuelle Zugehörigkeit von Mandant zu Registrierkasse leicht feststellbar ist.

Nach Klick auf „Speichern und in Betrieb nehmen“ erfolgt automatisch die Erstellung des Startbeleges und es sollte in diesem Feld die Art der Prüfung beim BMF eingetragen werden.

Ein Klick auf „In Betrieb nehmen“ schließt den Vorgang ab – die Registrierkasse ist IN BETRIEB.

Es werden nunmehr die Anmeldungsdaten für FinanzOnline angezeigt, die gedruckt werden können . Diese Informationen werden zur Anmeldung benötigt.

In der Registrierkassenverwaltung unter Hauptmenü 4 – 7 – 4 – 1 können in den Tabs „Belegkopf“ und „Belegschluss“ jeweils die Inhalte der Kopf- und Fußzeile individuell gestaltet werden.

Außerbetriebnahme einer Registrierkasse

Eine Außerbetriebnahme liegt beispielsweise bei Beendigung der Ordinationstätigkeit vor.

Der bei einer Außerbetriebnahme einer Registrierkasse nötige Schlussbeleg wird automatisch erstellt und ist gemeinsam mit einem aktuellen DEP-Ausdruck gemäß § 132 BAO aufzubewahren.

FinanzOnline - Registrierkasse abmelden

Eine allfällige Außerbetriebnahme einer Registrierkasse muss bei FinanzOnline gemeldet werden. Dabei werden die Daten, ähnlich der Anmeldungsdaten, angezeigt und können sofort gedruckt werden.

Schlussbeleg erstellen

Der Schlussbeleg wird automatisch im Rahmen der Außerbetriebnahme erstellt und dient in gedruckter Form zur Abmeldung der Registrierkasse. Der Schlussbeleg muss aufbewahrt werden.

Nach einer Außerbetriebnahme kann der Schlussbeleg über das Menü „Bearbeiten – Außerbetriebnahme – Schlussbeleg der Registrierkasse anzeigen“ angezeigt und über die Schaltfläche [Drucken] an einen Drucker gesendet werden.

Schlussbeleg prüfen

Analog zum Startbeleg ist auch der Schlussbeleg entsprechen zu prüfen (siehe Kapitel Gesetzliche Grundlagen Punkt: Prüf-App).

Erst mit erfolgreicher Prüfung ist eine Registrierkasse offiziell abgemeldet.

Zusätzlich ist das Datenerfassungsprotokoll (DEP) zu exportieren und zu sichern.

Das Datenerfassungsprotokoll (DEP)

Das vollständige Datenerfassungsprotokoll (DEP) ist zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen, externen Medium unveränderbar zu sichern. Als geeignete Medien gelten beispielsweise schreibgeschützte (abgeschlossene) externe Festplatten, USB-Sticks und Speicher externer Server, die vor unberechtigten Datenzugriffen geschützt sind. Die Unveränderbarkeit des Inhaltes der Daten ist durch die Signatur bzw. das Siegel und insbesondere durch die signierten Monatsbelege gegeben. Jede Sicherung ist gemäß § 132 BAO aufzubewahren.

Alle Bar-Transaktionen mit Ausnahme von Einlagen, Entnahmen, Ausgaben und Saldobuchungen im Rahmen eines Kassaabschlusses werden im Datenerfassungsprotokoll gespeichert.

Datenerfassungsprotokoll sichern

Sicherung manuell in der Registrierkassenverwaltung

In der Registrierkassenverwaltung unter Hauptmenü 4 – 7 – 4 – 1 kann im Kontextmenü die Funktion „Datenerfassungsprotokoll (DEP) sichern“ gewählt und anschließend auf einem frei wählbaren Pfad gespeichert werden.

Datenerfassungsprotokoll exportieren

Dieselbe Vorgehensweise ermöglicht in der Funktion „Datenerfassungsprotokoll (DEP) exportieren“ eine Speicherung des aktuellen Standes in einem beliebigen Verzeichnis.

Finanzjournal exportieren

Eine gesonderte Sicherung des Finanzjournales ist nicht nötig, da sämtliche Daten in der Datenbank gespeichert und somit mit der üblichen DB-Sicherung gesichert werden.

Der Export der elektronischen Aufzeichnungen des Finanzjournals erfolgt im CSV-Format (siehe Kapitel Finanzjournal, Kassaabschlussbericht, Belegübersicht Punkt: Finanzjournal).

Aufbewahrungspflichten von Ausdrucken

Über die genauen, gültigen Fristen für Aufbewahrung und Speicherung von Ausdrucken und Protokollen kann der Steuerberater der Ordination genaue Auskunft geben.

Informationen dazu sind auch im Internet zu finden. ((siehe Kapitel Gesetzliche Grundlagen).