Wichtige Informationen
Die wichtigsten Funktionen für den Jahreswechsel werden ab dem 1.Jänner des entsprechenden Jahres automatisch durchgeführt. Dazu muss sich lediglich ab dem 1.Jänner erfolgreich im Programm angemeldet werden.
Nur bei Mehrarztsystemen
Bei mehreren im System eingetragenen Mandanten ist im Anmeldefenster der entsprechende Arzt auszuwählen:
(Beispiel für Arzt 1 eines Mehrarztsystems)
Nach erfolgter Anmeldung werden die Rechnungsnummer, Kassanummer und die Belegnummer automatisch zurückgestellt, und das Jahr intern entsprechend erhöht (z.B. von 2016 auf 2017). Diese Vorgänge werden automatisch nach einer erfolgreichen Anmeldung in CGM PCPO im Hintergrund durchgeführt und werden nicht gesondert angezeigt.
Kontrolle und weitere Einstellungen
Um die korrekte Zurücksetzung zu kontrollieren, und weitere Jahreswechsel spezifische Einstellungen durchzuführen, kann das Dienstprogramm „Jahreswechsel“ manuell durchgeführt werden.
Weitere Einstellungen
Über das Menü Dienstprogramme im Hauptmenü kann die Funktion „Jahreswechsel“ jederzeit ausgeführt werden. Sobald die Funktion allerdings einmal korrekt ausgeführt wurde, kann kein weiterer Durchlauf mehr erfolgen.
Eine Korrektur eines eventuell zu früh oder irrtümlich durchgeführten Jahreswechsels kann nur durch den CGM PCPO-Support erfolgen.
Bei Lizenz Suchtgiftbuch
Nach dem Doppelklick auf den Programmpunkt „Jahreswechsel“ erscheint zunächst ein Hinweisfenster, das an eine Korrektur des Suchtgiftbuches (sofern die Lizenz dafür vorhanden ist) hinweist:
Ist kein Suchtgiftbuch vorhanden, wird dieser Hinweis auch nicht angezeigt.
Anschließend wird das Jahreswechsel-Menü angezeigt:
Die Durchführung des Jahreswechsels
Durch den Jahreswechsel werden die Optionen in den Arztstammdaten automatisch durchgeführt. Die restlichen Einstellungen können optional ausgewählt werden. Sobald eine Funktion erfolgreich durchgeführt wurde, erscheint die Bestätigung „Erledigt“. Funktionen die abgebrochen oder nicht durchgeführt wurden, werden mit einem „Nicht durchgeführt“ gekennzeichnet.
Es ist empfehlenswert die manuelle Durchführung der Funktion Jahreswechsel erst nach erfolgreicher Leistungs- und Hausapothekenabrechnung durchzuführen. Auch der Jahreswechsel des Suchtgiftbuches sollte erst nach erfolgter Kontrolle des Suchtgiftbuch-Bestandes (Durchführung einer Inventur) durchgeführt werden!
Die Optionen des Jahreswechsels
Arztstammdaten
Das Zurücksetzen der Rechnungs-, Kassabuch- und Belegnummern und das Umstellen auf das aktuelle Jahr wird durch das Programm automatisch durchgeführt, daher stehen in diesem Abschnitt keine Auswahloptionen zur Verfügung. Sofern mit dem manuellen Start der Funktion Jahreswechsel nur der korrekte automatische Durchlauf kontrolliert werden wollte – kann an dieser Stelle das Programm mittels [Abbrechen] wieder gefahrlos beendet werden. Es werden auf diese Art keine optionalen Änderungen durchgeführt. Um die optionalen Funktionen des Programms Jahreswechsels durchführen zu können, sind lediglich die gewünschten Optionen auszuwählen und durch Klick auf [Starten] durchzuführen.
Hausapotheke (optional)
Mittels dieser Optionen können die Einstellungen für eine Hausapotheke für das neue Jahr aktualisiert werden. Dazu zählen die TAX-Einstellungen und das Zurückstellen des Suchtgiftbuches (sofern vorhanden und genutzt):
Apothekeneinstellungen bearbeiten
Öffnet die Hausapothekeneinstellung um die aktuellen Daten für Rezeptgebühr, Tax-Abschlag und dergleichen eingeben zu können. Wie gewohnt können diese Einstellungen auch weiterhin über das Anmeldefenster und die Schaltfläche [Systemeinstellungen] verändert werden:
Die jeweils gültigen Einstellungen für die Hausapotheke sind den jeweils gültigen Aussendungen (CGM, Ärztekammer oder Hauptverband) zu entnehmen. Die Verantwortung der korrekten Eingabe dieser Daten obliegt der Ordination selbst!
Datum im Suchtgiftbuch zurückstellen
Stellt das Startdatum des Suchtgiftbuches auf den 1.Jänner des aktuellen, neuen Jahres um. Wie gewohnt kann diese Einstellung auch weiterhin im Suchtgiftbuch über das Menü Auswertungen – Suchtgiftaufzeichnungen – Menü „Datei“ – „Einstellungen“ – mittels umschreiben des „Startdatum“ durchgeführt werden.
Medikamentenabgang (optional)
Medikamentenabgang auf 0 setzen
Setzt die Abgänge der Medikamente wieder auf null zurück.
Statistikdaten zurückstellen
Setzt die Verordnungsgewohnheiten (F7-Taste in der Kartei) der Medikamente wieder auf null zurück. Das Zurückstellen dieser Daten hat direkte Auswirkungen auf die Anzeige im Medikamentenfenster, siehe folgenden Screenshot:
Sofern nicht gewünscht wird, die Anzeige der bisherigen Abgänge wieder auf null zu setzen, können diese Optionen auch weggelassen werden, dazu die Optionen einfach durch einen Klick in die entsprechenden Auswahlboxen abwählen.
Das Zurücksetzen der Medikamentenabgänge und der statistischen Abgänge kann optional gewählt werden.
Jahreswechsel mit der RKSV
Auch der Jahresbeleg (eigentlich Monatsbeleg Dezember) wird mittels der Funktion Jahreswechsel automatisch generiert und kann bei der ersten Buchung im neuen Jahr gedruckt werden. Über das „Menü Stammdaten“ und „Registrierkassen Verwaltung“ können diese Belege jederzeit manuell erstellt und gedruckt werden.