Leistungen können entweder aus dem monatlich gewarteten Katalog der Kassen, oder aus selbst angelegten Einträgen vergeben werden. Die Vergabe der Leistungen kann auf mehreren Wegen erfolgen: entweder aus der Alt-Kartei, über die Kurzwahl [L] oder selbst definierten Therapiegruppen, aus der Dauertherapie oder aus den Verrechnungsdaten selbst. Die so vergebenen Leistungen können anschließend mit der Abrechnung an die Vertragskasse, oder per Honorarnote direkt an den Patienten verrechnet werden.
Voraussetzungen
Die Vergabe und Verrechnung von Leistungen ist in der Basisversion enthalten. Um den Leistungskatalog periodisch aktualisieren zu können ist die Lizenz VTRUPD notwendig. Die Vergabe und Verrechnung eigener Leistungen setzt die Eingabe und Pflege der selbigen im System voraus.
Konfiguration
Leistungen nicht miteinander verrechnen
Es können direkt in der Leistungsvergabe Leistungen definiert werden, die nicht miteinander verrechnet werden dürfen. Dazu wird eine Leistung aufgerufen (z.B. "12" - Große Ordination in Niederösterreich) - danach auf diese Zeile mit der rechten Maustaste klicken und "keine Verrechnung mit" auswählen. Im darauffolgenden Fenster mittels Menü "Bearbeiten" - "Erfassen" die damit nicht zu verrechnende Leistung auswählen (z.B. "9" - Kleine Ordination in Niederösterreich):
Wenn danach die Leistung "12" vergeben wird, obwohl die Leistung "9" heute bereits vergeben wurde, erscheint das Begründungsfenster, mit dem Hinweis der nicht verrechenbaren Leistung. Durch die Eingabe einer Begründung kann diese Leistung dennoch vergeben werden, oder mittels [Abbrechen] nicht verrechnet werden:
„Keine Verrechnung mit“ ist eine Funktion, die nur auf Verrechnungen am selben Tag funktioniert. Sollte diese Funktion für Abhängigkeiten der Verrechnung über mehreren Tagen benötigt werden, ist dies über das Modul Verrechnungsassistent möglich.
Neue Leistungen anlegen
Um eigene Leistungen eingeben zu können, kann im Leistungsfenster über das Menü "Bearbeiten" - "Erfassen" geklickt werden. Die Felder Position, Vertrag, Text, Betrag, Uhrzeitpflichtig, Begründungspflichtig, Bewilligungspflichtig sind dabei Pflichtfelder. Das Feld Arzt-Zuordnung kann in einem Mehrarztsystem dazu verwendet werden, Leistungen nur einem Arzt zuordnen zu können, nur dieser kann diese Leistung anschließend vergeben. Das Feld Pos-Nr.DKT sollte in der Regel nicht befüllt werden. Es ist ebenso empfehlenswert die Option "Nicht am Datenträger abrechnen" auszuwählen, damit gewährleistet wird, dass eigene Leistungen nicht am Datenträger für die Krankenkassen gesendet werden:
Eigene Leistungen sind für Privatabrechnungen auf Honorarnoten zu empfehlen, keinesfalls sollten eigene definierte Leistungen mit einer Krankenkasse abgerechnet werden.
Vergabe von Leistungen
Vergabe über die Neu-Kartei
Verrechenbare Leistungen können über die Tastaturbefehle (F6/F7) eingegeben werden. Dazu in der Neu-Kartei einfach "L:Leistung" und die Taste "F6" auf der Tastatur drücken. Es kann dabei entweder sofort die Leistungsnummer z.B. "L:24" eingegeben werden, oder auch die Leistung über die Bezeichnung gesucht werden, z.B. "L:-infil". Auch eine mehrfache Vergabe ist dabei möglich, dazu müssen die Leistungen zunächst Beistrich getrennt eingegeben, und am Ende des gewünschten Leistungsblockes "SHIFT"+"F6" auf der Tastatur gedrückt werden: z.B. "L:6, 14, 32" und "SHIFT" + "F6".
Die Taste "F6" öffnet immer das Leistungsfenster, während die Taste "F7" korrekte Leistungen sofort, ohne Öffnen des Leistungsfensters, verrechnet.
Vergabe über die Kurzwahl
Die Gängigere Variante ist der Klick auf die Kurzwahl [L] (siehe K im Karteiabbild) um den Leistungskatalog zu öffnen. Im Feld Suchbegriff kann entweder direkt die Leistungsposition, oder aber ein Suchtext, begonnen mit einem Minus- Zeichen z.B. „–infil“, eingegeben werden. Danach Klick auf [Suchen] um das Ergebnis der Suche im Fenster anzeigen zu lassen:
Die weiteren Schaltflächen entsprechen: [OK] Übernahme der aus der Liste ausgewählten Leistung [Frequenz] Anzeige aller bereits verrechneten Leistungen aller Patienten (nach Häufigkeit der Vergabe) [DL] Eintrag der gewählten Leistung in die Dauertherapie-Liste Das Feld Vertrag ist durch die Patientenkasse bereits korrekt befüllt. Das Feld Anzahl bestimmt die Häufigkeit der Verrechnung der aktuell gewählten Leistung (Standard immer 1). Diese kann in den Leistungsstammdaten gegebenenfalls geändert werden.
Durch das Voranstellen des Minus-Zeichens „–“ kann ein Leistungs-Begriff gesucht werden. Im oben angeführten Beispiel werden alle Leistungen die den Begriff „INFIL“ im Wortlaut besitzen angezeigt.
Vergabe aus Therapiegruppen
Eine wesentlich effizientere Variante ist die Verwendung von Therapiegruppen, mit denen es möglich ist, durch einfaches Auswählen (auch mehrerer Einträge) eine ganze Gruppe von Leistungen auf einmal verrechnen zu können. Im Beispiel Klick auf die Kurzwahl [OE] (siehe K im Karteiabbild), danach Klick auf die Kästchen vor den gewünschten Einträgen die verrechnet werden sollen. Die Leistungen innerhalb der Therapiegruppen werden dabei automatisch für die jeweilige Patientenkasse angezeigt. Es ist damit also nicht möglich, beispielsweise einem ÖGK Patienten Leistungen der VAEB zu verrechnen:
Vergabe aus der Dauertherapie
Die bereits zuvor definierten Dauer-Leistungen (Leistungsfenster Schaltfläche [DL]) können durch Doppelklick auf eines der Dauertherapie-Fenster (siehe E oder F im Karteiabbild), durch rechten Mausklick und „verrechnen“ sofort verrechnet werden. Eventuell ist dazu zunächst in der Statusleiste mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche [L] zu klicken, um nur Leistungen anzeigen zu lassen:
Vergabe aus den Verrechnungsdaten
Bereits verrechnete Leistungen können jederzeit aus dem Verrechnungsdatenfenster verrechnet werden. Dazu einfach die gewünschten Leistungen mit der rechten Maustaste anklicken und auf "Verrechnen" klicken:
Eine Mehrfachselektion von Positionen funktioniert, wie in Windows gewohnt, entweder über die "Shift" oder die "Strg" Taste auf der Tastatur.
Erneute Vergabe von Leistungen
In der Regel können Leistungen nur einmal mit der Kasse verrechnet werden. In bestimmten Fällen ist es jedoch notwendig, eine Leistung (z.B. eine Visite) erneut zu verrechnen, dabei erscheint dann ein Hinweis, in dessen Feld Begründung (Begr.) der entsprechende Hinweis eingetragen werden kann. Dieser wird später, im Rahmen der Abrechnung natürlich automatisch mit angeführt:
Löschen von Leistungen
Leistungen können jederzeit wieder storniert werden. Dazu Doppelklick auf das Tagesdaten- /Verrechnungsdatenfenster (siehe B im Karteiabbild), Klick mit der rechten Maustaste auf die zu stornierende Leistung und „löschen“.