Stornieren und Radierverbot

In INNOMED NEXT werden keine Finanz-Buchungen physisch in der Datenbank gelöscht. Alle Stornobuchungen werden je nach vorhandener Lizenz und Zahlungsart entweder im Finanzjournal oder im Datenerfassungsprotokoll (DEP) mitprotokolliert. Eine Stornobuchung erzeugt in jedem Fall einen neuen Datensatz zum aktuellen Tagesdatum und der ursprüngliche Datensatz wird mit einem Löschkennzeichen versehen und bleibt in der Datenbank erhalten. Ein Wiederherstellen von stornierten Buchungen ist nicht möglich. Das Finanzjournal wird fortlaufend chronologisch befüllt, ein Löschen bzw. eine Änderung im Finanzjournal ist nicht möglich.

Konfiguration der Eigentümerdaten

In den Eigentümerdaten sind für die Funktionen der Registrierkasse und der RKSV die folgenden Datenfelder vorhanden und entsprechend zu befüllen:

• Steuer-Nr des Arztes

• UID-Nr des Arztes

Über diese Felder kann das Zertifikat aus der Sicherheitseinrichtung eindeutig zugeordnet werden. Zusätzlich werden diese Daten für die Anmeldung der Registrierkasse bei Finanz-Online benötigt. Nur Mandanten, die die oben genannten Datenfelder befüllt haben, und über die entsprechende „RKSV“-Lizenz verfügen, können einer Registrierkasse zugeordnet werden. Ist ein Mandant keiner Registrierkasse zugeordnet, stehen diesem deren Funktionen auch nicht zur Verfügung.

Wenn ein Mandant bereits einer Registrierkasse zugeordnet ist, können dessen folgenden Eigentümer-Stammdaten nicht mehr verändert werden (Felder sind ausgegraut):

• Zuname

• Vorname

• Hauptverbandsnummer

• AdressCode

Mehrere MwSt.-Sätze

Sofern ein Mandant mehrere MwSt.-Sätze (0%/10%/20%) verwenden will, ist es nur möglich den MwSt.-Satz direkt in die Leistungsziffer einzutragen. Dazu ist es notwendig im Feld „Bereich“ folgende Schlüssel einzutragen:

• #1 (20% MwSt.)

• #2 (10% MwSt.)

Mehrmandantensystem (Ordinationsgemeinschaften)

Besteht ein Mehrmandantensystem, z. B. in Form einer OG, kann dies (analog zum vorher erwähnten MWST-Satz) in den Eigentümerstammdaten entsprechend konfiguriert werden.

Einstellungen für die Hausapotheke

Sollte (im Falle einer OG) der Mandant mit der Hausapotheke nicht der Mandant sein, der die Registrierkasse führt, kann dies in den Hausapotheken- bzw. Registrierkasseneinstellungen entsprechend konfiguriert werden. Somit ist es möglich, dass der Hausapotheken führende Mandant und der Mandant der Registrierkasse nicht derselbe sein müssen. Die entsprechende Einstellung ermöglicht es, Buchungen aus der Hausapotheke (Erster Mandant) in die Registrierkasse des Mandanten 2 buchen zu lassen.

Anlegen einer neuen Registrierkasse

Im Menü Verwaltung – Registrierkasse ist es mögliche eine Registrierkasse anzulegen und in Betrieb zu nehmen. Durch Klick auf den Button [NEU] wird eine neue Kassa angelegt.

• Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung

• Eingabe eines eindeutigen Namens. Die Kassen-ID wird automatisch hochgezählt.

• Das Format der Kassen ID lautet: Mandantennummer-KKassennummer z.B. 01-K1

• Hinzufügen der korrekten Sicherheitseinrichtung (SE-Einheit)

Im Reiter Registrierung ist es nun möglich die Signatureinheit der Kassa zuzuweisen. Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass nur Signatureinheiten mit der gleichen Steuernummer angezeigt werden wie der momentan aktive Arzt im Setup eingestellt hat (D. h. die Steuernummer des Mandanten und die der Signatureinheit müssen gleich sein.).

Durch Klick auf [DATEN FÜR SICHERHEITSEINRICHTUNG AKTUALISIEREN] werden die Daten der akt. Signatureinheit neu ausgelesen und in die entsprechenden Felder eingetragen. Danach ist es möglich durch Klick auf [ZUGRIFF AUF SICHERHEITSEINRICHUNG TESTEN] zu überprüfen, ob die Kommunikation mit der SE funktioniert.

Eingabe der gewünschten Stempeldaten

Im Reiter „Registrierkasse“ Subreiter „Beleg“ geben Sie die gewünschten Stempelzeilen plus Fußzeile ein, die für den Belegdruck herangezogen werden.

Hinzufügen der Mandanten

Es ist nur möglich Mandanten mit der gleichen Steuernummer einer Registrierkasse zuzu­ordnen.

Dabei gilt es zu beachten:

• Es können nur Mandanten mit derselben UID zu einer Registrierkasse hinzugefügt werden.

• Wenn Mandanten eigene UIDs besitzen, sind entsprechend eigene Registrierkassen anzulegen.

• Mandanten die bereits einer Kasse zugeordnet sind, können keiner weiteren Kasse zugeordnet werden.

• Sind Mandanten einmal einer Registrierkasse zugeordnet, können sie nachträglich nicht mehr entfernt werden.

• Registrierkassen ohne Mandanten zu betreiben ist nicht möglich.

• Registrierkassen ohne Sicherheitseinrichtung anzulegen ist nicht möglich.

Mit diesen Schritten ist die Registrierkasse im Status „angemeldet“ – allerdings fehlt noch die Registrierung, um die Registrierkasse in Betrieb nehmen zu können, dieser Schritt wird nachfolgend ausgeführt.

Registrierkasse bei FinanzOnline anmelden

Um die Registrierkasse bei FinanzOnline anzumelden, können die dafür notwendigen Informationen im Reiter „Registrierung“ durch Klick auf [REGISTRIERUNGSINFO ANZEIGEN] angezeigt und ausgedruckt werden.

Diesen Ausdruck können Sie dann Ihrem Steuerberater zur Anmeldung weiterleiten oder sich über „FinanzOnline“ selbst anmelden.

Startbeleg erstellen

Nach der erfolgreichen Registrierung der Registrierkasse bei FinanzOnline, können die abschließenden Schritte durchgeführt werden. Dazu ist zunächst der Startbeleg zu erstellen. Im Reiter „In Betrieb“ ist es dazu notwendig auf den Button [STARTBELEG ERSTELLEN] zu klicken.

Dieser Startbeleg ist unbedingt an Ihren Steuerberater zur Prüfung weiterzuleiten bzw. selbst über das FinanzOnline Portal prüfen zu lassen.

Startbeleg prüfen

Die Prüfung des Startbeleges hat binnen einer Woche nach der Registrierung der Signatur bzw. Siegelerstellungseinheit und Registrierkasse persönlich über das Portal FinanzOnline oder durch einen Steuerberater zu erfolgen. Diese Prüfung muss von Ihnen mittels einer App, die vom Bundesministerium für Finanzen zur Verfügung gestellt wird, durchgeführt werden (siehe Gesetzliche Grundlagen).

Fehler bei der Startbelegprüfung

Bei fehlgeschlagener Startbelegprüfung ist so rasch wie möglich die Fehlerursache zu klären und zu beheben. Ist die Fehlerursache nur auf fehlerhafte Registrierungsdaten im Finanz­Online zurückzuführen, sind diese richtig zu stellen und der erstellte Startbeleg neuerlich zu prüfen.

Registrierkasse in Betrieb nehmen

Der abschließende Schritt der Inbetriebnahme erfolgt mit der Eingabe der Art der Start­beleg­prüfung. Dazu klicken Sie einfach auf den Button [STARTBELEG PRÜFEN] und geben im darauf erscheinenden Fenster die Prüfinstanz ein.

Nach diesem Schritt befindet sich die Registrierkasse im Status „In Betrieb“ und es kann sofort damit gearbeitet werden.

Prüfen der Sicherheitseinrichtung und der Smartcard

Grundsätzlich erfolgt eine Prüfung auf Verfügbarkeit der Sicherheitseinrichtung bei jedem Programmstart von INNOMED NEXT und vor jeder Buchung. Im Hauptmenü über die Verwaltung – Registrierkassen und hier über den Reiter „Registrierung“ – [ZUGRIFF AUF DIE SICHERHEITSEINRICHTUNG TESTEN] kann jederzeit der Status der Sicherheitseinrichtung überprüft werden:

Entsprechend werden ebenso automatisch Meldungen ausgegeben, die auf eine fehlende Sicherheitseinrichtung hinweisen.

FinanzOnline Registrierkasse abmelden

Eine erstellte Registrierkasse kann zu jeder Zeit, bei Bedarf, in der Registrierkassenverwaltung über Menü „Bearbeiten“ – „Registrierkasse außer Betrieb nehmen“ außer Betrieb genommen werden. Dazu wird zunächst der Schlussbeleg erstellt, mit dem eine Abmeldung bei FinanzOnline erfolgen kann.

Schlussbeleg erstellen

Der Schlussbeleg wird automatisch im Rahmen der Außerbetriebnahme erstellt und dient in gedruckter Form zur Abmeldung der Registrierkasse. Der Schlussbeleg muss ebenfalls aufbewahrt werden. Nach einer Außerbetriebnahme kann der Schlussbeleg über das Menü „Bearbeiten“ – „Schlussbeleg anzeigen“ angezeigt, und über die Schaltfläche [DRUCKEN] an einen Drucker gesendet werden.

Schlussbeleg prüfen

Analog zum Startbeleg (siehe Kapitel .Die Registrierkassenverwaltung v2.68(Startbeleg prüfen)), ist für eine Abmeldung auch der Schlussbeleg entsprechen zu prüfen (siehe Kapitel Gesetzliche Grundlagen). Erst mit erfolgreicher Prüfung ist eine Registrierkasse offiziell abgemeldet. Zusätzlich ist das Datenerfassungsprotokoll (DEP) zu exportieren und zu sichern. (siehe Kapitel Das Datenerfassungsprotokoll (DEP).

Ist eine Registrierkasse außer Betrieb, kann jedoch eine neue Registrierkasse mit dem bestehenden Zertifikat (auf der Smartcard der Sicherheitseinrichtung) neu angemeldet werden, wie beginnend mit Kapitel .Die Registrierkassenverwaltung v2.68(Inbetriebnahme der Registrierkasse – Registrierkasse in Betrieb nehmen) beschrieben.